XMAPS Portal is ontstaan vanuit de behoefte van grafische bedrijven, reclamebureaus en marketingafdelingen aan een geïntegreerd systeem waarmee alle on-line communicatie met klanten via één toegang geautomatiseerd kunnen worden afgehandeld. Op die manier wordt voorkomen dat een klant verschillende systemen en inlogcodes nodig heeft voor bestellen van voorraadmateriaal, een ongewijzigde herdruk, uploaden en bestellen van PDF, on-line opmaak via web-to-print, beheer van afbeeldingen etc.
Door een naadloze, tweeweg koppeling met het MIS systeem kunnen bestellingen direct na accoord door de ordervoorbereider in productie worden genomen. Ook kan het beheer van inlogcodes, contactpersonen en producten grotendeels via het MIS plaatsvinden.
In XMAPS Portal is een geavanceerde web-to-print module ingebouwd waarmee uiteenlopende publicaties geautomatiseerd aangemaakt en besteld kunnen worden op basis van InDesign templates. Om het maken van deze templates sterk te vereenvoudigen is een InDesign plug-in ontwikkeld zodat deze volledig door een DTP-er gemaakt kunnen worden. Ook is een formuliergenerator ingebouwd zodat de gebruiker met minimale inspanning en maximale controle zijn publicaties kan aanmaken.
Alle PDF bestanden die de klant kiest, aanmaakt of uploadt kunnen direct in de hotfolder van een workflow systeem geplaatst worden zodat ook de productie geautomatiseerd kan verlopen.
De voordelen van XMAPS Portal zijn: